Privacybeleid
Scoutingvereniging De Schouw te Boskoop

Scoutingvereniging De Schouw verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement Scouting Nederland

In het privacystatement van Scouting Nederland wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutingvereniging De Schouw via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Dat privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

 

Lidmaatschapsregistratie en financiële administratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via https://deschouw.com. De gegevens worden via een webformulier op een beveiligde webserver bewaard. De ledenadministratie en webmaster hebben inzicht in de verstrekte gegevens. Wijzigingen kunnen doorgegeven worden via ledenadministratie@deschouw.nl. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens ook geregistreerd in Scouts Online: https://sol.scouting.nl/. Zie daarvoor het genoemde privacystatement van Scouting Nederland. De penningmeesters ontvangen benodigde gegevens ten behoeve van de inning van contributie.

 

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten  en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier. De gegevens worden via een webformulier op een beveiligde webserver bewaard. De betreffende commissie / kampstaf en de webmaster heeft inzicht in de verstrekte gegevens.

 

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scoutingvereniging De Schouw hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Zeker ook voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het jeugdlid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Deze informatie is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende groep en eventueel aanwezige EHBO’ers/ BHV’ers.

 

Contactlijsten

Ieder leidingteam van een speleenheid/groep binnen een speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende groep.

 

Online media

Scoutingvereniging De Schouw maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering en ten behoeve van de promotie van de vereniging (o.a. via social media zoals Facebook en Instagram). Alle (ouders van) leden is expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal. Toestemming is te allen tijde in te trekken.

 

Communicatie

Bij e-mails die aan groepen personen gericht zijn dienen de e-mailadressen in de BCC te worden opgenomen. De e-mailnieuwsbrief waarin relevante (lidmaatschaps)informatie wordt gedeeld, wordt verzonden naar alle leden, leiding, mats en belangstellenden die hebben aangegeven deze te willen ontvangen. Er is een mogelijkheid voor een OPT-Out.

 

Webshop

Voor de webshop wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier. De gegevens worden via een webformulier op een beveiligde webserver bewaard. De uniformencommissie en de webmaster hebben inzicht in de verstrekte gegevens.

 

Bewaartermijn

In beginsel worden persoonsgegevens maximaal bewaard tot 7 jaren na einde lidmaatschap (voor zover fiscaal verplicht). Daarna kunnen gegevens in beperkte vorm langer bewaard worden t.b.v. statistische informatie of bijvoorbeeld t.b.v. een reünie. Daarvoor gelden andere/aanvullende regels.

 

Beveiliging

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

 

Cameratoezicht

Bij de ingang van het terrein van Scoutingvereniging De Schouw vindt cameratoezicht plaats met als doel veiligheid van leden, leiding en overige bezoekers, het beschermen van de gebouwen en eigendommen van Scoutingvereniging De Schouw en het tegengaan van overlast. De beelden worden slechts bij een aanleiding/incident en/of een concrete aanleiding bekeken. In beginsel worden de beelden na 5 dagen overschreven. Er is een separaat reglement voor cameratoezicht dat opgevraagd kan worden via info@deschouw.nl.

 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl.  Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

 

Recht op inzage in gegevens en recht op vergetelheid

Indien een lid een beroep doet op inzage in gegevens of het recht op vergetelheid reageert Scoutingvereniging De Schouw binnen 1 maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@deschouw.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Dit Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd.